CRM und Warenwirtschaft

Das beim Oberösterreich Tourismus, eingesetzte CRM- und Warenwirtschafts-System ist eine webbasierende Anwendung, basierend auf der Software P2plus der Firma AP GmbH, die entsprechend der Anforderungen der ProjektteilnehmerInnen für Oberösterreich Tourismus und Töchter angepasst und mittels Individualprogrammierung erweitert wurde.

Kernstück des CRM-Systems ist für den Benutzer die Maske zur Erfassung der Kundendaten. Die Gesamtmenge der Organisations-/Firmendaten ist in einzelne Adressarten gegliedert. Jede Adressart verfügt darüber hinaus über spezifische, den Besonderheiten der unterschiedlichen Adressart entsprechende Felder. Über diese Felder erfolgt auf den zusätzlichen Registerkarten die Beschreibung bzw. Verspeicherung von Detaildaten zur Organisation (Kunden und/oder Lieferanten). Ebenso werden dort die stattgefundenen „Aktivitäten“ (Schriftverkehr, Gesprächsnotizen, WAWI-Belege, etc.) mit dem Kunden chronologisch verspeichert und sind jederzeit abrufbar.
Neben den Anforderungen die Adressdaten von OÖ. Tourismus und den Tochterfirmen in einer gemeinsamen Datenbank – ohne Redundanzen – zu verspeichern war es trotzdem eine der Voraussetzungen gewisse Unternehmensbereiche gezielt mit einem Zugriffsschutz abzusichern, sodass Datenschutz und rechtliche Trennung der Arbeitsbereiche der einzelnen Gesellschaften gewährleistet wurden.

Funktionalitäten im Überblick:

  • Adress-Verwaltung (Organisationen und Personen)
  • Verwaltung der Kundenkommunikation  wie Gesprächsnotizen, Telefonate, Briefe, Emails und Faxe (ein- und ausgehend)
  • Features zur Unterstützung und Optimierung des Arbeitsprozesses
    • Persönliche ToDo-Listen
    • Möglichkeit zum schnellen Abruf seiner „eigenen“, oft benötigten Adressen unter „Meine Adressen“
    • Möglichkeit der Synchronisation dieser Adressen mit den Outlook-Kontakten sowie in weiterer Folge mit dem Telefonverzeichnis von Mobil-Telefonen
    • Möglichkeit der Übergabe von CRM-Aufgaben und Terminen an Outlook
    • CTI-Integration
    • Aufgrund web-basierender Technologie, einfache Möglichkeit zur Weiterleitung von Datensätzen (Adressen, Aufgaben, Korrespondenzen, usw.) per Email 
  • Kampagnen-Management
    • Möglichkeit zur Bildung von Adressklassen (Adress-Selektionen)
    • Möglichkeit zur Durchführung und Verwaltung von mehrstufigen Kampagnen
    • Automatisierte Erzeugung von Serienbriefen, Serien-Emails oder Serien-Faxe
  • Integration Tourismusverbands-Register (TV-Register)
    • Den oberösterreichischen Tourismusverbänden wird eine Web-Applikation zur Verwaltung ihrer Daten (Organisationsdaten sowie Funktionäre) zur Verfügung gestellt. Diese Daten werden historisiert verspeichert und automatisiert in das CRM-System übernommen.
    • Dem Amt der OÖ. Landesregierung wird eine gesonderte Applikation zur Einsicht dieser Tourismusverbandsdaten zur Verfügung gestellt. Weiters sind hier diverse Auswertungen und Abfragen verfügbar.

Warenwirtschaftssystem:

Der Bereich der Warenwirtschaft ist einer dieser Bereiche in denen streng getrennt nur von den BenutzerInnen der jeweiligen Firmen gearbeitet werden kann.
Im Bereich „Vertrieb“ ist von der Angebotslegung über die Auftragserteilung bis zu Lieferschein und Rechnung alles über ein System abwickelbar. Diese Vorgänge sind bei Bedarf aber auch in den CRM-Ansichten beim jeweiligen Kunden einsehbar und bieten somit ein Gesamtbild der Kundenbeziehungen.

  • Im Bereich „Einkauf“ lassen sich Angebote einholen, Bestellungen an unter­schiedliche Anbieter verfassen, Wareneingänge verbuchen, Eingangs­rechnungen erfassen, und Lagerbuchungen durchführen.
  • Eine Disposition von Artikeln ist möglich, ebenso unterstützt die Anwendung die Planung und Durchführung der Inventur.
  • In beiden Bereichen Einkauf sowie Verkauf ist ein Portal verfügbar, dass einen Überblick über die Ein- und Verkaufsvorgänge gibt. Ein Statistik-Tool ist ebenfalls Teil der Anwendung.

Beurteilung des Projektes durch den Kunden:
„Unser Anliegen war primär die redundante Datenhaltung im Oberösterreich Tourismus und in den Tochterfirmen in den Griff zu bekommen. Durch die einfache Handhabung der Datenerfassung und die Möglichkeit der umfassenden Suche ist uns das auch gelungen. Wichtig in diesem Zusammenhang war auch die Verbesserung des Standard-Dublettenchecks durch die TTG Tourismus Technologie GmbH, der nun zusätzlich verhindert, dass Organisationen oder Personen mehrfach angelegt werden.

Intern ist die Nachvollziehbarkeit sowohl der Datenbearbeitung durch die MitarbeiterInnen als auch die Verfolgbarkeit der Kontaktaufnahme unserer MitarbeiterInnen mit unseren Partnern und Kunden ein hilfreiches Tool geworden.
Die Bereiche der Warenwirtschaft lassen sich in die bestehenden Buchhaltungsprogramme überführen und können hier zu einer wesentlichen Zeitersparnis beigetragen!“

Eingesetzte Technologien:
Programmierung: C# .NET, Java, HTML
Datenbank: Microsoft SQL-Server
Statistiken/Reports: Microsoft Reporting Services

Kunde: Oberösterreich Tourismus Management Services, Herr Mag. Norbert Füruter, Freistädter Straße 119, A-4041 Linz